Det är stökigt där ute i verkligheten. Saker förändras. Därför är goda råd ibland en färskvara. Men just nu, så som bokbranschen ser ut för biblioteken, gagnas alla parter av att upphandlingar genomförs med rangordning.
Det kan låta högtravande, men utan ett utbyte av varor och tjänster hade våra liv varit korta, hårda och miserabla. Allt vårt välstånd är byggt på affärer där båda parter vinner på utbytet, det som brukar benämnas med det engelska begreppet ”win-win”. Att verkligheten inte är ett nollsummespel är viktigt att ha med sig. Och jag menar att bibliotekens upphandlingar av media erbjuder något så bra som en win-win-win-situation, låt mig förklara.
När myndigheter, som bibliotek, genomför upphandlingar upprättar upphandlingsenheten i samråd med biblioteket ett dokument med ett antal krav. De leverantörer som uppfyller kraven kan sedan lämna anbud på vad biblioteken ska få betala för medierna. De riktigt bra upphandlingarna har också kvalitetskrav som viktar bokpriset enligt vilka andra fördelar, utöver pris, som leverantören kan erbjuda biblioteken. Men i dagsläget är det tyvärr ofta endast priset som styr i slutändan. Och kring priset har vi i Sverige en ovanlig situation. Här anges böckers pris från bibliotekens leverantörer i förhållande till vad boken skulle kosta direkt från förlaget, det så kallade F-priset. I upphandlingen tävlar leverantörerna om att sälja böcker till biblioteken för F-priset plus ett påslag, eller ibland efter en rabatt – samt utrustningskostnaden som tillkommer för biblioteksutrustning och annat.
I många länder är böckers priser reglerade i lag. Men i Sverige har vi F-priset. Det baserades förr på produktionskostnaden men nu sätter förlagen priset själva, det är marknadsvärdet som sätter priset. Detta är en av flera förutsättningar för vår win-win-win-situation.
Vi har tre parter i affären. Biblioteket, upphandlaren, och leverantören. Om upphandlingen genomförs med rangordning blir utfallet bättre för alla tre parter. Rangordningen gör nämligen att de leverantörer som lever upp till kraven, men vars affärsmodell fokuserar på mångfald, bredd i utbud och produktkännedom – snarare än prispress - har anledning att lämna anbud. Annars är det helt enkelt inte värt arbetet.
Detta skapar flera fördelar för parterna.
Biblioteket får fler leverantörer att välja mellan. Finns inte boken hos huvudleverantören går man helt enkelt vidare till nästa, medieutbudet blir i längden bredare och den litterära mångfalden större. Det går att köpa titlar som saknas hos huvudleverantören även om rangordning inte finns, men med rangordning skapas en tydlighet kring hur inköpen bör göras. Att köpa in från avtalslösa leverantörer skapar ofta merarbete och osäkerhet.
Priset blir också lägre. Med rangordning har fler leverantörer anledning att svara på upphandlingen och då kan en stark aktör inte höja priset hur som helst. Biblioteken sparar också arbetstid. Inköpssystemen i kommunal verksamhet är gjorda för avtalsanslutna leverantörer. Med rangordnade leverantörer undviks extraarbete med direktupphandlingar och krångel med olika avtalstider för olika leverantörer.
För upphandlingsenheten undviks upphandlingar där endast enstaka leverantörer svarar. När mer än en leverantör svarar kan anbuden jämföras. När biblioteken har flera leverantörer att välja mellan undviks också arbete med direktupphandlingar.
Som leverantör gör rangordning att vi kan svara, även när vi vet att vi inte vill vinna med ett pris som skulle innebära att vi var tvungna att dra ner på mångfalden i vårt utbud och satsa på storsäljare.
Även den prispressande leverantören vinner. Det kan verka frestande att vara enda leverantör som svarar på en upphandling. Men upphandlingar som skapar en de facto monopolställning är inte långsiktigt hållbara.
Slutresultatet blir att biblioteken får ett bredare utbud, tydligare struktur och mindre arbete. Och det gagnar låntagarna.
Anette Grönroos, vd BTJ