Därför svarar inte BTJ på SKL Kommentus litteraturupphandling

Publicerat av BTJ den 21 april 2021 09:53:22 CEST
BTJ

anette

BTJ finns för Sveriges bibliotek. Trots det har BTJ valt att inte lämna ett anbud på SKL Kommentus upphandling om ramavtal för litteraturleverantörer. Vårt uppdrag är att erbjuda det biblioteken behöver men som upphandlingen var utformad var det inte rimligt för BTJ att lämna ett anbud.

  • Avtalet lägger en onödig arbetsbörda på bibliotekens inköpare
  • Avtalet riskerar att kväva mångfald i bokbranschen och skapa en monopolsituation
  • För stort fokus på pris, ogenomtänkta straffavgifter och investeringskrav riskerar att forma utbudet mot kvantitet och likriktning.
  • Flera kommuner har genomfört egna balanserade litteraturupphandlingar som gagnar både bibliotek, låntagare och leverantörer

När SKL Kommentus, som precis har bytt namn till Adda, utannonserade litteraturupphandlingen till 231 kommuner i Sverige stod BTJ redo att svara. Vår förhoppning om att till ett rimligt pris erbjuda vårt breda sortiment och vår expertis till så många av Sveriges bibliotek övergick snabbt till besvikelse. Som avtalet var utformat kunde BTJ inte svara. Det skulle kunna riskera BTJ som företag, med hänsyn till de krav som ställdes i upphandlingen om anpassning av IT-utveckling och hur prioriterad den primära leverantören skulle bli i köpprocessen. Dessutom ser vi att utformningen av upphandlingen hämmar mångfald i bokbranschen och riskerar att skapa en monopolsituation. Med detta brev vill vi förklara varför vi inte svarade, och varför det kan ligga i bibliotekens intresse att avstå från Addas upphandling.

Lagen om offentlig upphandling (LOU) utgör ett ramverk för hur varor och tjänster ska köpas in av offentlig verksamhet, som bibliotek. Men detaljerna i varje avtal är avgörande för leverantörernas möjlighet att lämna anbud. Addas litteraturupphandling har ett antal klassiska problem och en tillkommande kravställning som sammantaget gör att BTJ inte kunde lämna ett anbud.

För stort fokus på pris. Sedan LOU trädde i kraft har kritik ofta riktats mot att priset blir det enda som avgör vilken leverantör som vinner avtalet. Att det blev så även i Addas litteraturupphandling var väntat. Och om det var den enda problematiska omständigheten i avtalet så hade BTJ kunnat svara ändå men i kombination med övriga avtalsdetaljer blev prisfokuset försvårande.

Avtalet ställer stora krav på leverantörerna. De leverantörer som svarar men som inte vinner på pris kan bli rangordnade och fungera som sekundära leverantörer. Kraven är dock de samma oavsett hur stor beställningsvolym som en leverantör kan förväntas hantera. Alla leverantörer som svarar på upphandlingen förbinder sig att göra samma investeringar i tekniska lösningar oavsett om det handlar om att leverera alla böcker till bibliotek i 231 kommuner eller en endaste bok till ett enstaka bibliotek. Ett orimligt förhållande.

Straffavgifter som slår fel. De företag som svarar på Addas upphandling går med på att betala straffavgifter vid exempelvis försenad leverans, precis som det ska vara. Kunden ska skyddas. Men avtalet tar inte hänsyn till vad det innebär i praktiken. Alla böcker är olika. Att erbjuda och leverera en ovanlig bok på ett annat språk från ett förlag i ett annat land är en komplex process. Det är inte sällsynt att förseningar eller förhinder uppstår. Det är inte ett problem om en bok av tusen är försenad från en leverantör med strömlinjeformat utbud som levererar nästan alla böcker till bibliotek i 231 kommuner. Men de mer krävande och komplicerade beställningarna skulle komma till en leverantör som BTJ, vars utbud är bredare för att värna om litterär mångfald. Men avtalet tar tyvärr inte hänsyn till den verkligheten och straffavgifterna, som villkoren är formulerade i avtalet, skulle kunna innebära att BTJ fick betala pengar för att leverera böcker.

Sista avtalsdelen som utgjorde det slutgiltiga hindret för BTJ att svara på Addas upphandling var avtalets krav på bibliotekens inköpare. En biblioteksanställd som vill beställa en bok som inte finns hos deras primära leverantör måste enligt avtalet starta en utredning tillsammans med leverantören för att slå fast om den primära leverantören kan utöka sitt sortiment med den önskade boken, eller inte. Det är ett orimligt krav på inköparen som kommer att ta onödig tid i anspråk. Det skulle komplicera bibliotekens inköpsprocesser och ta stora mängder arbetstid i anspråk. Ett inköpstillfälle skulle behöva blir flera inköpstillfällen.

Detta krav skulle också göra att den primära leverantören får plocka russinen ur kakan ur vårt unikt breda sortiment som BTJ arbetar hårt för att erbjuda. Kvar skulle vi stå med beställningar på ett litet urval mycket sällsynta böcker som kräver mycket extra arbete att erbjuda, det är en affärsförutsättning som inget företag skulle acceptera. BTJ:s och andra leverantörers sortiment finns beställningsbart i nätbutikerna. Det finns andra böcker, men att lägga ansvaret på bibliotekens inköpare att reda ut vilka böcker som de olika leverantörerna har möjlighet att köpa in, är inte rimligt. Och det gagnar inte biblioteken.

Lyckligtvis behöver Addas olyckligt konstruerade avtal ändå inte innebära att ett företag får monopol på att leverera böcker till Sveriges bibliotek. De senaste fyra åren har BTJ sålt tryckt media till folkbiblioteken i alla 290 kommuner, trots att vi står utanför det gamla ramavtalet. Flera kommuner har gjort egna medieupphandlingar där de tagit sina egna behov i beaktande och på så sätt fått till bra upphandlingar med BTJ som leverantör. BTJ har fortsatt att leverera både det breda som finns i varje bokhandel, det smala, och det som är unikt för oss. Biblioteken som lämnar Addas ramavtal visar prov på stor handlingsfrihet, inom ramen för lagen naturligtvis. Adda är en expertorganisation med stort kunskapsövertag mot en enskild kommun. Adda är också ekonomiskt beroende av att biblioteken handlar på deras avtal, det är deras inkomstkälla. Men sanningen är att det är varken svårt eller riskfullt att teckna egna avtal. Dessutom faller de allra flesta av biblioteken på Addas lista under gränsen för direktupphandling*, vilket gör saken ännu lättare.

Sedan 2016, då det senaste ramavtalet slöts via SKL Kommentus, har vi sett hur ett företag har tagit allt större plats som leverantör till biblioteken. Tyvärr har det blivit på bekostnad av både förlag och litterär mångfald. De mindre förlag som har fått lägga ned när de inte längre når ut med sina böcker kommer förmodligen aldrig att återuppstå men minnet av dem kan leva kvar som en påminnelse om hur viktiga biblioteken är för att förmedla böcker, framför allt den kvalitativa litteratur som inte får utrymme när fokus ligger på kvantitet och likriktning.

Har du ytterligare frågor om varför BTJ valt att inte svara på upphandlingen, eller vill du veta mer om hur enkelt det är att upprätta ett separat avtal? Du är välkommen att höra av dig till oss på BTJ.

Prata gärna med Adda också, de är trots allt mycket kunniga.

Vänligen,
Anette Grönroos, vd BTJ

* En direktupphandling enligt LOU är möjlig att göra om värdet uppgår till högst 615 312 kronor. Bland de 231 kommuner som uttryckt intresse för Addas litteraturupphandling är det endast ett fåtal som köper media för ett värde som överstiger gränsen för direktupphandling. Läs mer på Upphandlingsmyndighetens sida om direktupphandling.

Ämnen: Biblioteksfrågor, Samhälle, Litteratur, Bibliotek