Sjukvården, den statliga statistiken, Transportstyrelsens IT-tjänster. Dåliga upphandlingar har orsakat flera skandaler. Lagen om offentlig upphandling (LOU) infördes för att lösa problem, den har också blottlagt en målkonflikt. Lösningen som står till buds är både självklar och komplicerad.
Goda affärer bygger på goda relationer. Det gäller särskilt komplicerade tjänster och produkter. De 
kräver dialog, förtroende och samförstånd. Samtidigt motverkar relationsbaserade affärsöverenskommelser sund konkurrens. Affärsrelationer kan också skapa en grogrund för korruption som måste motverkas, framförallt i det offentliga. I det avseendet fungerar LOU.
För att säkerställa kvalitet från företagen som svarar på en upphandling ställer upphandlaren krav. De som möter kraven och levererar högst kvalitet till lägst pris vinner upphandlingen. Så långt allt väl.
LOU kan göra upphandlarna dumsnåla
Problemen ligger i kravställandet. Det ska till mycket duktiga upphandlare för att ställa exakt rätt kvalitets- och leveranskrav så att offentliga verksamheter får vad de behöver. Ibland kräver det synska upphandlare, eftersom behoven förändras över tid och ramavtal ofta sträcker sig över flera år. Men om upphandlaren vet exakt vad beställaren behöver finns en risk att upphandlingen hamnar i en lång överprövningskarusell. Detta eftersom för snävt formulerade krav kan uppfattas som konkurrensbegränsande och upphandlaren fällas för otillbörligt gynnande.
Upphandlarna hamnar här i en rävsax. Lagen tvingar dem många gånger att formulera krav som släpper in mindre seriösa aktörer, det är anledningen till att Sveriges Offentliga Varningslista har upprättats. Otydliga krav kan också släppa in aktörer som levererar till synes jämförbara tjänster – men som i verkligheten är som äpplen och bananer. Och med otillräckliga krav blir upphandlingen inte sällan en dumsnål affär. Det som är billigare i upphandlingen blir dyrare för skattebetalaren.
I vår bransch, tjänster och produkter till bibliotek, tävlar ett fåtal till synes jämförbara leverantörer om att få sälja böcker och annan media till Sveriges folkbibliotek. Men en bok är inte bara en bok. Upphandlingarna försöker ta hänsyn till andra faktorer än pris och leveranskostnader, men andra omständigheter missas när lagen tillämpas.
Skenet från det låga priset bedrar
Vad som gör det ytterligare svårt för de som fattar beslut om upphandlingen är att ökade kostnader inte syns i kalkylarken. En billigare bok köpt från en aktör kan innebära merarbete som med råge väger upp prisskillnaden. Men arbetskostnaderna ökar inte, tiden tas från annan verksamhet.
Det är en av orsakerna till att Sverige får allt mindre bibliotek för pengarna. Trots ökade kostnader minskar utlåningen, filialer stängs, öppettider blir obemannade. Bibliotekarierna får allt fler uppgifter som ligger långt från litteraturförmedlingen. Bland annat för att biblioteken måste lägga mer tid på arbete som tidigare ingick i köpet när de köpte en bok. Det handlar om inköpsprocesser, behovsanalyser, systemstöd, utrustning, leverans och mediahantering.
Detta är ett exempel på hur LOU kringskurit ett effektivt system. Men listan kan göras lång. Och den listan skadar både offentlig verksamhets möjligheter att agera och medborgarnas förtroende för det allmänna och hur vår skattepengar används.
Lösningen
BTJ:s erfarenhet är att upphandlingar blir bättre för alla parter om de utformas i samråd mellan upphandlare, beställande verksamhet och tänkbara leverantörer. Det kan verka självklart, men glöms ofta bort. Men att få rätt på det är en grannlaga uppgift. Och det finns i dagsläget inget alternativ.
Anette Grönroos, vd BTJ